Özkök Hukuk Bürosu olarak, müvekkillerimizin kişisel verilerinin güvenliği bizim için büyük önem taşımaktadır. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek ve bu verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla çıkarılmıştır. Bu blog yazımızda, hukuk bürolarının KVKK’ya uygunluk sağlaması için alması gereken temel güvenlik önlemlerini ve pratik ipuçlarını bulabilirsiniz.
Bölüm 1: Kişisel Verilerin Belirlenmesi ve Sınırlı Kullanım
• Hangi verileri işliyorsunuz? Müvekkillerinizle ilgili hangi kişisel verilere sahip olduğunuzu detaylı bir şekilde belirleyin. Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, iletişim bilgileri gibi temel verilerin yanı sıra özel nitelikli kişisel veriler (sağlık durumu, inanç gibi) işliyorsanız, bu verilerin işlenmesi için ayrıca hukuki dayanaklarınızın bulunması gerekmektedir.
• Veri işleme amaçları: Toplanan kişisel verileri yalnızca belirlenen amaçlar doğrultusunda kullanın. Bu amaçlar, veri toplanırken müvekkillere açıkça belirtilmelidir.
• Veri minimizasyonu ilkesi: İşlediğiniz verileri amacınıza ulaşmak için gerekli olan minimum düzeyde tutun. Gereksiz verileri saklamayın.
Bölüm 2: Güvenlik Önlemleri
• Fiziksel güvenlik: Büro ortamında kişisel verilere erişimi sınırlayın. Bilgisayarlar, dosyalar ve diğer veri taşıyıcıları için fiziksel güvenlik önlemleri alın (kilitli dolaplar, güvenlik kameraları).
• Teknik güvenlik:
o Güçlü şifreler: Tüm kullanıcıların güçlü ve benzersiz şifreler kullanmasını sağlayın.
o Erişim kontrolü: Kişisel verilere erişimi yetkili kişilerle sınırlayın. Erişim izinlerini düzenli olarak gözden geçirin.
o Güncel güvenlik yazılımları: Bilgisayarlarınızda ve ağınızda virüs koruma, firewall gibi güvenlik yazılımlarını kullanın ve düzenli olarak güncelleyin.
o Yedekleme: Kişisel verilerinizi düzenli olarak yedekleyin ve yedeklerin güvenliğini sağlayın.
o Veri şifreleme: Hassas kişisel verileri şifreleyerek koruma altına alın.
• Organizasyonel güvenlik:
o Personel eğitimi: Personelinizi KVKK hakkında düzenli olarak eğitin. Veri güvenliği konusunda farkındalıklarını artırın.
o Sözleşmeler: Veri işleyenlere (bulut hizmet sağlayıcıları gibi) veri güvenliği konusunda gerekli yükümlülükleri içeren sözleşmeler imzalayın.
o Olay bildirim mekanizması: Kişisel veri ihlalleri durumunda hızlı bir şekilde müdahale edebilmek için bir olay bildirim mekanizması oluşturun.
Bölüm 3: Şeffaflık ve Bilgilendirme
• Aydınlatma metni: Müvekkillerinizi kişisel verileri hakkında aydınlatın. Veri toplama amacı, veri işleme yöntemleri, hakları ve iletişim bilgileri gibi konuları içeren bir aydınlatma metni hazırlayın ve imzalatın.
• Veri kayıt sistemi: İşlediğiniz kişisel verileri tutmakla yükümlü olduğunuz bir veri kayıt sistemi oluşturun. Bu sistemde, hangi verileri işlediğiniz, hangi amaçla işlediğiniz ve verilerin saklama süreleri gibi bilgileri düzenli olarak güncelleyin.
Bölüm 4: Kişilerin Hakları
Müvekkillerinizin KVKK tarafından tanınan haklarına (erişme, düzeltme, silme vb.) saygı gösterin. Talepleri zamanında ve eksiksiz olarak cevaplayın.